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成功案例

安防行业领导者广东派尔富科技有限公司成功实现分公司的集中管理 实时控制 集中整合
     整合,谈何容易!当派尔富开始寻找那个“能把各个系统连起来”的“东西”时,当派尔富开始去接触一些软件供应商时,才发现这个“东西”的实现并不那么容易,原来有几个分公司用了简单的进销存、财务系统,几个系统哪个跟哪个都不兼容,有些分公司还停留在手工做账。随着公司规模的扩张,派尔富面对着越来越大、越来越复杂的销售网络,信息整合与集中控制成为派尔富高层的最头痛的问题。
 
     一些国内很大的软件公司也都坦言,整合不仅需要做出各系统间的复杂接口,更需要整合过程中的业务流程梳理优化以及20多个分公司的协调,不如分别使用不同公司的系统,然后几个系统再通过二次开发数据接口关联起来,但这意味着巨大的资金投入、较长的实施周期,以及改变操作人员的使用习惯,这显然不太现实。
     正在派尔富左右为难之际,精诚给了派尔富一个肯定的答案:建立以分销业务+办公OA+审批系统+集团财务+集团财务分析基础的精诚RDG集团集中管理平台。通过RDG实时全程控制的范围涵盖分公司管理、业务流程控制、业务运作监控、经营决策分析等每一重要环节。有效协助企业提高管理水平、加强内部沟通、提升工作效率、降低管理费用,最终全面提升企业的竞争力,可谓一举多得。
此方案经过派尔富总公司、下属分公司与合资公司的反复比较论证后,最终获得一致通过。
解决方案
     驶离孤岛 集中整合,这是精成公司的实施目标。
过去由于各地分公司管理方式不同,加上发货、收货、收款等主要工作都集中在财务部门,造成该部门数据处理工作量大。另外,每月都有压单情况需要另外记录,造成核对工作量较大,尤其是遍布全国的分公司数量的不断增多,公司总部对异地物流和资金流管理的难度也越来越大。分公司想总公司汇款,主导权以往基本掌握在分公司主管手里。汇多汇少,什么时候汇,都由分公司主管说了算,总公司很难把握。
     财务管理同样存在业务量大的问题,每月凭证60本左右,凭证达6000多张,客户9200多家、供应商1200多家,商品有8600多种,收发业务频繁,人工记账不但容易出错,而且需配备多名记账员。而且要对这么多客户的需求快速响应,又要从供应商那里快速调货,这对一家起步时间并不长的民营企业来说,又是一道高难度的题目。
     根据派尔富的实际情况,方案分为集团分销业务系统、集团财务系统、集团办公OA三个部分。分销业务系统包含了集团综合查询、业务处理系统、客户订单系统、分销配送系统;集团财务系统可以通过业务转账导入业务系统的基础资料和业务单据;强大的财务分析系统提供给高层决策分析的重要指标数据;审批系统对价格控制审批和费用审批,包括销售最低限价控制、整单毛利控制、高于最后进价控制、高于最高采购价格控制等全方位的监控管理。
应用的效果
     现在,精诚RDG管理平台的应用效果已经在派尔富得到了明显体现。
     业务、财务集中管控
     系统实施后,全国各地分公司的财务、业务都集中到统一的平台上,资金的往来、业务的运行情况在系统中一目了然。每天的业务情况、资金情况都能及时反映到总公司。财务可以做到日清日结,回款该汇多少,什么时候汇都明明白白,想不做都不行。这样一来, 不仅加强了资金管理的力度,加快了资金的运转效率。更重要的是,公司管理真正形成全国一盘棋的局面。
     提高了企业的管理水平
     以往分支机构各自为政,总部高层管理忙着到处跑的情况大为改观。企业逐渐实现了扁平化的管理架构,公司总部的管理层可以直接管理监督各个分支机构的工作。
     提高了企业的沟通
     管理者可以随时随地与任何一个分支机构的员工进行直接有效的沟通,及时了解情况并做出反应。
     大大提高了整体工作效率及反应能力
     分支机构的业务经营信息到公司决策层手中,通常需要比实际经营时间迟缓一个月。实施信息化整合后,企业管理层可以实时、准确地收集任何一个销售分公司或外办的业务数据和工作信息。市场经营信息的快速收集自动分析给公司的市场决策带来的极大的帮助, 公司可以更快速的根据市场变化做出决策。
     实施以前,会计人员需要花很大的精力汇总及统计分支机构的数据,而实施后,所以的报表实时自动的产品,而且实现了同一数据只录入一次,《业务管理系统》的数据自动导入《财务管理系统》,《OA办公自动化系统》可获取两个系统的数据,实现真正的自动化办公。
     降低经营成本
     实施以前,企业的内部沟通基本采用电话、传真、纸张文档。就单纯公司每一月用于与分支机构的长途话费,就大得惊人。还更不用说管理人员到处往分支机构跑,分支机构到总公司对帐的交通差旅费用。实施方案后,企业基本实现了无纸化办公,所有的文档、资料、审批工作都可以通过网络传递,大大减少了办公费用的支出。
     由于不需要重复的录入数据,以及减少了大量的数据汇总统计工作,企业内部也减少了人员,提高人力资源利用率。
     实施前,由于对分支机构的库存掌握不清,出现盲目的采购现象。实施方案后,减少库存积压现象,在一定程序上控制库存的非正常损失。
     减少由于管理不善引起的非正常损失,降低坏账、呆账的发生率。
     拓展市场空间
     网络营销可以有效吸引新客户,增加销售额。提供更好的客户服务,与经销商有更紧密的合作关系。